Qual o benefício da padronização do Catálogo Eletrônico (E-Catalog)
- Daise Concetto
- 22 de jun. de 2023
- 9 min de leitura
Atualizado: 23 de jun. de 2023
Dentro do fluxo operacional do setor de Compras Corporativa através de uma plataforma de Compras integrada com vários sistemas de serviços onde a PADRONIZAÇÃO de um catálogo eletrônico, sempre foi a essência mas para que ela continue potencializando os resultados, é fundamental adequar os moldes aos cenários e às ferramentas atuais, pois novas estratégias surgem no mercado diariamente, tanto nacionalmente, quanto no âmbito global.
Vamos lá entender como a padronização do catálogo de compras pode trazer benefícios substanciais para empresas de todos os portes!!!
Você sabia que a ideia de padronizar já é amplamente usada em muitos setores do mercado. Desde políticas e estratégias governamentais até o setor de compras da microempresa.
Mas, ainda existe uma boa parte de Líderes, Gestores do setor de Compras Corporativa que ainda têm dúvidas se este mecanismo de produção é realmente eficiente para a sua empresa. Então vamos tirar de uma vez todas essas dúvidas de como que a padronização do catálogo de compras pode aumentar a lucratividade do setor #procurement #compras da sua empresa.
Vejamos um exemplo:
Se pensarmos lá nos primórdios da #industrialização podemos notar como padronizar a produção foi, ao mesmo tempo, uma consequência e a causa do aumento de produção, concorda?
Ou seja, para conseguir criar configurações foi necessário elaborar uma estratégia unificadora. Na qual fosse possível inserir informações em uma máquina e fazê-la trabalhar de forma automática e sincronizada.
Configurar máquinas para seguir um padrão fez com que os produtos chegassem ao final do processo com as mesmas características, peso, tamanho, cor, etc. Desta forma o processo produtivo tornou-se menos falho e custoso.
Além, é claro, do tempo de produção diminuir e a qualidade dos produtos aumentar.
Mas aí caro leitor, você me pode me fazer duas perguntinhas:
Será mesmo que a padronização do catálogo de compras também possibilita a otimização do processo produtivo?
E como implementar padrões no seu setor de compras?
A resposta é tão simples como a solução:
Montamos um Guia básico sobre a padronização do catálogo de compras, com os benefícios, cuidados e um passo a passo de como inserir essa estratégia no setor de compras.
Mas vale ressaltar que a padronização não é benéfica apenas no setor de compras. Muito pelo contrário, os benefícios são amplos e podem abranger todo o sistema produtivo.
Vamos comigo nessa leitura? Veja a próxima pergunta:
O que é a Padronização do Catálogo Eletrônico de Compras?
O termo padronização quer dizer criar um padrão que será reproduzido, ou seja, uma fórmula. Como se o gestor de compras conseguisse criar um molde para ser usado sempre que algum insumo ou suprimento fosse comprado.
Ou seja, normalizar – tornar normal – algo que já foi testado e funcionou para a empresa.
Mas, a padronização do catálogo de compras nada mais é que um conjunto de normas que devem ser reproduzidas por máquinas ou pessoas com a finalidade de que o processo seja uniformizado.
Essa ideia, como mencionado anteriormente, já era utilizada na Revolução Industrial. Com a Indústria 4.0 e a tecnologia cada vez mais operante a padronização tornou-se mais necessária.
Afinal, o princípio básico da configuração, seja ela de softwares, robôs ou simuladores, é criar padrões que sirvam de referência para práticas e trabalhos repetitivos.
Possibilitando, desta forma, a reprodução automática do processo.
A ideia da padronização do catálogo de compras, portanto, é automatizar, através da análise de indicadores, o processo de compras.
Mas, e aí?
Quais os benefícios da padronização do Catálogo Eletrônico de Compras?
Bem sabemos que, criar padrões foi um dos responsáveis por aumentar a qualidade dos produtos no pós-Revolução Industrial.
Para entender basta imaginar que você tenha que criar 6 carros, desde a carcaça, a parte mecânica até a elétrica. Depois de produzir o primeiro, manualmente, sem padronagem, você o coloca a venda e parte para o próximo.
Quais são as reais chances de conseguir montar um segundo carro exatamente igual ao primeiro sem seguir um padrão?
Imagine pela ótica dos funcionários, do gestor e dos clientes. Não é possível, e tão pouco racional, seguir processos produtivos sem criar e reproduzir uma fórmula. Por que então essa padronização do catálogo de compras não seria benéfica?
Bom, vamos ver alguns dos benefícios reais desse mecanismo.
Otimizar TEMPO
Desculpinha de falta de tempo já não é mais problema para o Líder estratégico que decide investir em um portal de Compras corporativa com sistema integrado e-Catalog (Catálogo Eletrônico) para sua empresa.
A ideia de inserir padrões na indústria é um legado da Revolução Industrial. As principais funções da padronização são: Agilizar e igualar.
Quando existe um molde a produção pode ocorrer de forma automática e independente da criação. Portanto, o setor que cria o modelo delega a parte da produção para a área que lhe é responsabilidade e só volta a atuar nos testes e reavaliações.
Isso agiliza e otimiza o tempo de atividade de todos os setores.
Resultados potencializados
É claro, quando se tem um time muito bem treinado e preparado para o setor através da especialização, a qualidade dos resultados passa a ser superior. Afinal, focar é sempre o melhor caminho para competir com as maiores e melhores empresas do setor.
Acesse o post Como saber o momento certo para investir em um software de Compras para saber mais sobre este assunto.
Qualidade em alto nível
O processo de padronização do catálogo de compras ocorre ao analisar as estratégias e dados e, desta forma, traçar moldes para as futuras ações. A modelagem – ou padrão – só é formado com decisões assertivas.
Isso quer dizer que a padronização analisa resultados negativos e positivos para compreender quais fatores são, de fato, melhores para a empresa.
Portanto, falhas e erros podem ser evitados não apenas no setor de compras como no restante do processo produtivo. O que, naturalmente, aumenta a qualidade do produto e da produção.
Tornar a empresa independente
Este é um benefício que fica ainda mais palpável analisando micro e pequenas empresas. Imagine que o funcionário de uma empresa do setor alimentício responsável pelo contato com fornecedores ficou doente e precisa se ausentar por 3 meses.
Se a empresa não possuir uma padronização do catálogo de compras como a pessoa que o substituirá saberá fazer esse contato e garantir as melhores ofertas, prazos e produtos?
Mas, se o gestor da empresa investiu na padronagem, o substituto temporário terá o trabalho apenas de entender os padrões e colocá-los em prática. Dessa forma o setor de compras torna-se independente de um único funcionário.
A empresa pode ter os mesmos níveis de produção e de qualidade mesmo que funcionários importantes não estejam presentes.
Facilitar a Compreensão de Clientes e Fornecedores
Utilizar padrões para melhorar a compreensão de processos não é algo exclusivo do setor de compras ou do meio industrial.
Essa ferramenta é utilizada para análises econômicas, programação, estatística, etc.
Nestes casos acima os padrões são naturais e posteriormente utilizados para melhorar a compreensão a fim de criar estratégias e fórmulas. No caso da padronização do catálogo de compras a compreensão melhora tanto na visão dos clientes quanto dos fornecedores.
Este é um dos benefícios com maior peso no setor de compras. A compreensão dos #fornecedores como agentes passivos e ativos.
Durante o processo de padronização do catálogo de compras focado nos fornecedores a parte da pesquisa é fundamental. Neste caso, portanto, os fornecedores são agentes passivos, sujeitos à análise pelo setor de compras.
O indicado é que o gestor estratégico elenque os principais fornecedores e abra o diálogo a respeito de parcerias e objetivos. Ao comparar os competidores torna-se mais fácil negociar valores.
Já, no papel de agentes ativos, os fornecedores podem, através desta competição, compreender o que a empresa realmente procura. Se houver interesse de parceria a longo prazo todos ganham, win-win
Portanto, a padronização do catálogo de compras torna-se benéfica logo no primeiro passo do processo. Tanto para a empresa, quanto para os fornecedores.
Expansão dos negócios e aumento da demanda.
O crescimento dos negócios e o aumento da demanda por produtos e serviços podem gerar uma maior complexidade no gerenciamento do departamento de compras.
Neste cenário, a implementação de um software pode ser uma solução para garantir a eficiência e a escalabilidade dos processos, permitindo que a sua empresa atenda às demandas crescentes sem comprometer a qualidade e o desempenho.
Através de nosso pilar de Tecnologia & Inovação, trouxemos esse tema integrado de Gestão de Compras e Fornecedores, que temos a imensa satisfação de anunciar o 1º E-Procurement + SRM + Catálogo Eletrônico + Leilão Eletrônico 100% Nacional aderente a Indústria 4.0 com aplicação de RPA + Power BI e Módulo de medição de serviços, tornando o setor de Compras disruptivo, facilitador, produtivo e mais econômico.
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Se a sua empresa busca aumentar a produtividade e a eficiência desse setor, a implementação de um software pode ser uma solução eficaz.
A ferramenta possibilita a automação de tarefas repetitivas, a centralização das informações e a análise de dados em tempo real, proporcionando maior agilidade e precisão na tomada de decisões. Assim, os profissionais do setor podem focar em atividades estratégicas, aumentando a produtividade e a eficiência das operações.
Adaptação às mudanças no cenário econômico.
O contexto econômico pode impactar diretamente as negociações e os custos das empresas. Em tempos de instabilidade ou recessão, um software de compras pode ser uma solução para reduzir os impactos negativos e garantir a continuidade dos negócios.
A ferramenta permite analisar o custo-benefício das aquisições, encontrar novos fornecedores e negociar melhores condições de compra, ajudando a empresa a se adaptar às mudanças no cenário econômico e manter a competitividade no mercado.
Leia mais sobre esse cenário em: Como E-procurement ajuda a sua empresa a decolar
Transparência Corporativa
A padronização funciona em muitos processos como uma ferramenta de transparência corporativa. O ISO 9000 é um exemplo bastante significativo deste beneficio.
O Iso 9001 já foi um assunto abordado pelo IBID, saiba mais sobre o assunto: A IMPORTÂNCIA DA ISO 9001 PARA A SUA EMPRESA.
Ao estabelecer normas de produção, auditoria e qualidade a empresa sinaliza mais confiança ao mercado. No caso da padronização do catálogo de compras, a sinalização não precisa ser externa.
Basta que os setores tenham esta integração e saibam que existem padrões específicos em cada processo. Isso garante não apenas a confiança interna como também a transparência entre os gestores.
Reduzir Gastos
Quando citamos potencializar resultados como um dos benefícios, naturalmente estamos ponderando entre custos e recebimentos, certo?
Mas o benefício de reduzir os gastos com a padronização do catálogo de compras deve ser ressaltado. Afinal, quando construímos um modelo de ação através de testes e análises a taxa de desperdício pode cair consideravelmente.
Afinal, o gestor estratégico, com a análise do processo produtivo, pode mensurar mais adequadamente a alocação de insumos e recursos. Evitando, assim, erros de cálculos e pedidos abaixo ou acima do ideal.
Sem contar, é claro, que a padronização evita o retrabalho e a utilização de pessoal em processos manuais e repetitivos.
Cuidados
Como você deve ter notado neste texto, a padronização do catálogo de compras e de toda a empresa pode trazer inúmeros benefícios para os gestores, funcionários e clientes. Mas existem alguns pontos que merecem atenção especial.
Afinal, a normalização (tornar normal) e a normatização (tornar norma) são duas estratégias fundamentais na padronização. Entretanto, existe uma confusão a respeito da cronologia do processo de padronização.
Outra questão também se dá em relação a prática do sistema. Dúvidas como estas podem tornar a padronização menos eficiente.
Veja abaixo quais os cuidados essenciais no processo de inserir a padronização no catálogo de compras:
Padronização não deve ser algo engessado
É essencial enfatizar que padronizar o catálogo de compras não significa criar moldes permanentes e engessados. A equipe de estratégia deve estar sempre atenta às tendências do setor.
Afinal, novas estratégias surgem no mercado diariamente, tanto nacionalmente, quanto no âmbito global.
E quando falamos de Inovação, nelhor você não deixar de ler esse tema que foi queridinho dos nossos leitores "Abordagens de Inovação Métodos Práticos - Parte I"
E, para que a padronização continue potencializando os resultados, é fundamental adequar os moldes aos cenários e às ferramentas atuais.
Isso quer dizer que a equipe de estratégia deve acompanhar os resultados e procurar meios de usar as oportunidades externas para tonar a padronização mais eficiente.
Portanto, é extremamente normal e indicado que padrões se alterem ao longo do tempo.
A prática antecede a padronização
Este cuidado é uma consequência direta do item anterior. Alguns gestores acreditam que copiar um padrão e inseri-lo na sua empresa é a melhor opção – e a mais em conta.
Mas não é aconselhável criar um padrão sem saber o que realmente ocorre na prática da sua empresa.
Portanto, o setor de compras precisa analisar o histórico e os resultados do processo, compará-los com o que os outros concorrentes estão fazendo para só então padronizar o catálogo de compras.
Entender que a padronização do catálogo de compras deve fazer parte de um processo
O objetivo deste artigo é focar na padronização do catálogo de compras. Mas, isso não quer dizer que este é o único setor que demanda padronização.
É imprescindível que todo o processo produtivo seja padronizado para garantir a qualidade, menor índice de falhas e potencializar os resultados.
Ser de fácil compreensão e aplicabilidade
Os padrões, em todos os casos, servem como facilitadores. Não faz sentido, portanto, que eles sejam complexos e indecifráveis. A equipe responsável pela análise de informações e desenvolvimento dos padrões precisa pensar na aplicabilidade desta estratégia.
Afinal, o objetivo é conseguir replicar e ser usado até mesmo por aqueles que não conhecem, ainda, o processo de compras. Como, por exemplo, substitutos e novos funcionários.
Conclusão
A compra de insumos e suprimentos deve receber a mesma atenção que o processo final de venda. Muitos empreendedores focam em aumentar o faturamento através de novos clientes e maior quantidade de conversões, mas se esquecem do corpo e raiz do processo.
Potencializar resultados é uma somatória que inclui a alocação correta de insumos, equipe capacitada, pesquisa e, por fim, um setor de vendas eficiente.
A padronização do catálogo de compras é um primeiro passo fundamental para resultados mais satisfatórios. Dentre os benefícios citados neste artigo, temos:
Otimização do tempo;
Independência corporativa;
Controle dos insumos e serviços utilizados;
Minimização das falhas;
Transparência;
Maior compreensão dos objetivos, por parte dos fornecedores, clientes e equipe;
Evitar o retrabalho;
Facilitar e otimizar as negociações.
Dentre outros.
O processo de inserção de padrões, como visto, não é algo mecânico. Para que seja possível replicar estratégias é fundamental que existe uma equipe para analisar, acompanhar os indicadores, testar e fazer reajustes.
Afinal, a padronização não é algo engessado e teórico. É fundamental que os gestores acompanhem as tendências e façam as renovações necessárias de tempos em tempos.
Outro ponto fundamental para otimizar os resultados é englobar todos os setores nesta visão de padronagem. Todo o processo produtivo pode inserir, criar e replicar padrões e normas.
Desta forma a integração torna-se não apenas um instrumento de transparência como também de eficiência para as estratégias da empresa.
Pronto para tornar o processo de compras mais inteligente?
Caso tenha alguma dúvida sobre como inserir a padronização do catálogo de compras deixe nos comentários abaixo.
Necessidade de melhorar a produtividade e a eficiência do departamento de compras?
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